2022年度如何做好一份会议纪要,看这篇就够了【精选推荐】
下面是小编为大家整理的2022年度如何做好一份会议纪要,看这篇就够了【精选推荐】,供大家参考。
如何做好一份会议纪要,看这篇就够了
近期,看了《闪闪发光的你》的第2集,其中有个让9位实习生记录会议纪要的任务。这个任务考验的不仅是他们的速记能力、翻译能力(因为里面有段英文),还有逻辑能力、抓重点的能力等。总的来说,大家发挥得不尽理想,没有达到导师的期望。特别是里面一位老师的话,让人印象深刻。她说,“她之前手上的实习生,刚来的两星期就让他们写会议纪要,如果连会议纪要都写不好,会让他们自动离开”。
虽然节目里面是反映的是证券公司,但对照我们所处的职场,不管是体制内还是体制外,会议纪要都是不可或缺而且十分重要的,尤其正式行文的会议纪要,是有法律效力或者行政效力的。所以,我们需要认真对待,掌握它然后达到驾轻就熟的水平。这也正是我写这篇文章的初衷和目的。
我觉得要写好一份会议纪要,首先一定要有清晰的框架。如果单纯“滑西瓜皮”“滑到哪算哪”,那肯定是不能看的,一定是不知所云的。当然,也不能纯粹倚仗技术,事无巨细都记下来,这样就成了速记员,没有重点没有方向的纪要也是没有价值的。基于这两点认识,我对比了当下主流文档工具里面的会议纪要模板,包括印象笔记、腾讯文档、幕布、石墨文档、有道云笔记等,取长补短,相互补充,形成了一份可参照的纪要模板,供大家参考。
一、会议纪要模板
这份模板是我在参照了很多其他模板的基础上,结合自己的工作实际,制作的一份。当然,这个只是基本的框架,核心内容(主要议程和会议结论)具体怎么记,我会在第三部分再作展开。
如果想要这个模板,请在评论区找我。
二、借助工具
除了纪要模板,为了提高工作效率,我还想向大家推荐几款记录工具,方便快速记录。当然,工具只是工具,不能替代提炼总结,在用工具记下来后,还需要二次整理。
①讯飞语记/印象笔记这两个app都可以录音转文字,先录音,然后再转成文字,是很好的“辅助”,可以把会议全程记录下来,好处就是一个字“全”。当然,也有不足之处,一方面这类应用一般是收费的,要开通会员,另一方面比较费时间,相当于再要一次会议的时间甚至更长,除非后期整理的时间很充裕,不然不好弄。
②会议记录本
如果你们单位开会的频率还是比较高的,我建议可以在某宝上买一本专门的会议记录本,页面布局更符合会议纪要的格式,直接上手就能用。这样,不管大会小会,都可以用它来做记录。久而久之,开会的效率和成效肯定会更加明显。
三、重点反映什么内容
我觉得这部分是我这篇文章的精华。因为开会是讲和听的过程,如何做到在有限的时间内去抓取关键、要紧的信息,是很值得我们去掌握的。一般来说,会议的类型分为两大类,一种是业务推进会,比如工作部署、阶段性汇报等,另一种是座谈交流会,比如民主生活会、工作务虚会等。
针对业务推进会,发言人汇报的内容一般是按照一定逻辑的,我总结了下,大体是这些方面:
背景介绍、基本情况(现状)、工作举措、存在问题或困难、原因分析(后果影响)、下步计划或相关建议等。
当然,一次汇报不一定包含上述全部内容,但基本就在这些“篮子”里,特别是基本情况、工作举措、存在问题和下步打算,这类是最常用的。具体到每一块,要怎么记,我觉得要重点记这些内容,一是记关键句、记首句,一般每部分的首句是要紧的,反映了整段的核心观点或做法,汇报人讲的时候一般会通过“一、二、三…”这样的来体现,所以我们听的时候要特别留意下。
二是记结论性结果性的内容,这些是扎扎实实的东西,有干货的,比如截至XX时候的数据、完成了多少量以及一些结论性的词,这些都能够反映关键信息。
三是不记与会议主题完全无关的内容,在会议上还可能有一些“插科打诨”的信息,这些是无关信息,可以屏蔽掉。
针对座谈交流会,这种会议相对更宽松,要按照发言人的顺序来记。这种场合的发言未必结构那么严谨,可能是夹叙夹议,甚至想到哪说到哪,这就对会议纪要形成了更大挑战。这个时候,我们可能自己心里得有一本账,就是自己要给发言人的内容搭个架子。我习惯于“金字塔式”的记录法,即先观点(或现象),后论证,或者说,先结论性的东西再陈述性的东西,从一个点慢慢延展开来。如果有的时候,可能观点不会直接给,那就先空着,等对方说完之后再从他们说的内容里面提炼。
当然,不管是业务推进会还是座谈务虚会,最终都会形成会议结论或者会后任务,这些内容一般可以从最后领导的发言中去找寻,这也是为什么领导要最后发言了,要定调定任务。对于布置的任务,可以像我在模板部分那样,既描述具体任务,又确定负责人、完成时间及优先级等。
另外记的时候,要注意,记短句不记长,抓关键词,因为记的速度一般是赶不上讲的速度的,完完整整把一句话记下来是不太现实的,所以要有技巧地记,基本可以按照“什么怎么样”或动宾结构来记,也可以用一些简洁的符号,重复性高重叠性的话不记,解释性的话根据需要酌情考虑,一般是少记的。
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