公文知识系列之五十:怎样写会议记录
下面是小编为大家整理的公文知识系列之五十:怎样写会议记录,供大家参考。
公文知识系列之五十:怎样写会议记录
会议记录是会议内容的实录,是忠实记载会议情况的公文文种。写好会议记录,不仅能为其他公文(会议纪要、会议简报等)的撰写提供原始材料,而且还能为以后的工作提供存档备查材料。那么,怎样才能写好会议记录呢?本期公文知识就从会议记录的格式写法、会议记录中常见的毛病及防范措施两方面来谈谈这个问题。
一、会议记录的格式和写法
会议记录一般由标题、正文和签名三部分组成。
(一)标题。会议记录的标题比较简单,一般由“会议名称”+“文种”组成,如“××职业技术学院第×次办公会会议记录”。但从当前会议记录写作的实际情况看,不少机关单位有专门的会议记录本,所以标题可以只写会议名称,不再写文种名称。
(二)正文。正文由首部、主体和尾部三项内容组成。
1、首部。写会议的组织情况,包括以下内容:
(l)会议日期。写明会议开始的具体时间。
(2)会议地点。具体写明在什么地方什么会议室召开。
(3)出席人。即按照会议规定必须参加会议的人员。根据会议的规模和性质不同,对出席人记写的方法也不同。出席人数不多的会议,可以把出席人的姓名及职务、级别按照其所在单位的级别顺序列出;
出席人数较多的会议,可以只写出席人数,在另备的签到簿上签到。
(4)缺席人。把缺席人的姓名写上,并注明缺席原因。如果是大型会议,缺席人数较多,可只写缺席人数。
(5)列席人。列席人是指不是会议的成员,由于工作需要而参加会议的人。具体记法与“出席人”相同。
(6)主持人。写明具体的姓名和职务。
(7)记录人。写上记录人的姓名、部门及职务,如果是几个人共同记录的,应该把这几个人的姓名都写上。
根据实际需要,为了节省时间,把会议的内容记得更好,以上首部的内容可以在开会之前写好。
2、主体。记载会议的全部内容和过程。这项内容往往很不固定,可以根据会议情况进行记写。主体一般包括议题和报告、发言与讨论、决议的内容。
(1)议题和报告。不管是议题还是报告,一般写在记录页面的中心位置,前面加上序号。
(2)发言与讨论。如果是发言,要记录发言人的姓名、发言的内容;如果是讨论,要记录讨论(或表态)的内容(或情况)。
(3)决议。一般由主持人加以系统归纳。归纳的结果,应逐字逐句地记录。如果决议的事项较多,可采用序号的方式一一列出。
3、尾部。会议记录的结束语。会议结束记录完毕,另起一行空两格,写“散会”两字。
(三)签名。会议的主持人和记录人在正文的右下方签名,即“主持人:×××”、“记录人:×××”。
记录会议的内容,从方法上来讲大致有两种记法:一是摘要记录,即重点记录,只记会上报告了什么事情,讨论了什么问题,通过了什么决议。二是详细记录,即把每个人的发言都记下来。具体采用哪种方法,要根据会议的性质、目的、要求及讨论的问题确定。一般的会议,如果讨论的问题比较简单,可用摘要记录;重要的会议,讨论的问题比较复杂,讨论中又有不同意见,有时甚至有争议,就要用详细记录。
另外,为了会议记录写作上的方便,请参看下面的“会议记录基本格式参考式样”:
会议名称
会议时间 年 月 日 时至 日 时
会议地点
出席人员
缺席人员
列席人员
主持人
记录人
主要议题 1、
2、
3、
4、
内容记录
……
散会
记录人:(签名)
主持人:(签名)
二、会议记录中常见的毛病及防范措施
(一)漏记错记。这是会议记录写作中经常出现的问题。由于漏记错记,使会议记录失去了真实性和准确性,严重的还会引发矛盾、贻误工作。出现漏记错记的原因,主要是因为记录人精力不集中、不认真听取发言,反应迟钝、记录速度缓慢所致。要避免漏记错记,除精力集中、专心记录外,记录人不妨学习和创造一些快速记录的方法,以提高记录的速度。比如:记常用词语,可用一些符号和简称代替;
记录中遇到的生字、难词一时写不出来,可以空下来写一个同音字或汉语拼音;
遇到成段的话写不上时,可记开头、中间、结尾几个字,等间歇时或会后填补起来;
熟悉的人名、地名、术语等,可只写开头的第一个字;
遇到较多的数字,可用阿拉伯数字;
碰到一连串的统计数字,可列表记录。
(二)歪曲虚构。有的会议记录背离原则。虚构、歪曲会议内容,使其严重失实。这主要是记录人思想不端正,作风不严谨,随心所欲,任意编造所致;
有的甚至是出于不正当的动机篡改内容,以达到自己的目的。要避免歪曲虚构,一是记录人要端正思想,充分认识会议记录内容真实的重要性,把做会议记录看做是关系工作和事业的大事;
二是加强对文字工作人员思想政治教育,提高综合素质;
三是采用责任追究制、对因歪曲虚构造成损失或不良影响者,坚决追究其责任。
(三)宇迹潦草。会议记录需要书写速度跟上讲话速度。这很容易出现字迹潦草,书写不规范的现象,导致日后难以辨认。要避免字迹潦草,记录人没有捷径可走,关键在于要苦练文字速写基本功。
推荐访问:会议记录 之五 公文 公文知识系列之五十:怎样写会议记录
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