文件收发管理程序4篇

篇一：文件收发管理程序

　　收发文件管理流程

　　1．信函收发工作流程

　　行政部经理

　　前台接待专员

　　开始

　　各职能部门

　　①接收信函

　　审②登

　　记

　　③分

　　信

　　有

　　是否有明确收信无

　　④拆

　　信

　　接

　　收

　　审⑤回

　　信

　　⑥寄

　　信

　　⑦登记信息

　　结束

　　2．接收信函、快件工作流程

　　前台接待主管

　　前台接待专员

　　各职能部门

　　外部单位

　　开始

　　①签

　　收

　　发来信函、文件

　　②登

　　记

　　③筛

　　选

　　④分

　　送

　　接

　　收

　　⑤记录存档

　　结束

　　3．寄送信函、快件工作流程

　　前台接待主管

　　前台接待专员

　　各职能部门

　　开始

　　外部单位

　　②签

　　收

　　①交待寄送信函、文件事宜

　　③登

　　记

　　④联络相应单位

　　⑤接到服务要求

　　处理发送

　　结束

　　4．传真发文工作流程

　　行政部经理

　　前台接待专员

　　员工

　　开始

　　审填写申请表

　　①提出申请

　　②登

　　记

　　③发传真

　　④原件存档

　　结束

　　5．传真收文工作流程

　　行政部经理

　　前台接待专员

　　开始

　　各部门或员工

　　①收

　　文

　　②登

　　记

　　③复

　　印

　　④存

　　档

　　签⑤转交文件

　　接收

　　结束

　　6．收文背签流程

　　总经理

　　前台接待专员

　　开始

　　各部门或员工

　　审①递交文件

　　②签

　　字

　　③转

　　交

　　④存

　　档

　　结束

　　合同是适应私有制的商品经济的客观要求而出现的，是商品交换在法律上的表现形式。商品生产产生后，为了交换的安全和信誉，人们在长期的交换实践中逐渐形成了许多关于交换的习惯和仪式。这些商品交换的习惯和仪式便逐渐成为调整商品交换的一般规则。随着私有制的确立和国家的产生，统治阶级为了维护私有制和正常的经济秩序，把有利于他们的商品交换的习惯和规则用法律形式加以规定，并以国家强制力保障实行。于是商品交换的合同法律形成便应运而生了。古罗马时期合同就受到人们的重视。签订合同必须经过规定的方式，才能发生法律效力。如果合同仪式的术语和动作被遗漏任何一个细节，就会导致整个合同无效。随着商品经济的发展，这种繁琐的形式直接影响到商品交换的发展。在理论和实践上，罗马法逐渐克服了缔约中的形式主义。要物合同和合意合同的出现，标志着罗马法从重视形式转为重视缔约人的意志，从而使商品交换从繁琐的形式中解脱出来，并且成为现代合同自由观念的历史渊源。

篇二：文件收发管理程序

　　收

　　发

　　文

　　管

　　理

　　为进一步做好我公司的收发文处理工作，确保文件能够及时上承下达，发挥承上启下的枢纽工作,提高工作效率,规范收发文工作，就收发文作如下规定。

　　一、收文处理程序

　　收文处理的程序：收文、登记、拟签、阅批、分流、承办、归档。

　　1、收文登记。

　　凡是从外部送达本公司的文件，包括上级来文、公司内部来文、其它来文（传真、信函和其它文字材料)，一律由公司办公室专职承办文员负责签收，根据文件内容对其进行整理登记。

　　2、文件拟签

　　综合部主任对文件提出处理意见后，填写文件传阅卡，及时交呈阅领导.3、文件阅批

　　来文经综合部主任拟签后，承办文员应按来文的拟签意见及时呈送领导及相关部门阅批，阅批的文件应在2日内签批并退回办公室，紧急文件应于当日批后退回.4、文件承办

　　办公室文员按照领导阅批指示，及时向其他领导或有关部门转交。文件需转交的部门在办公室“文件传阅卡”上签字后给本部门留

　　复印件一份，接收部门需按照领导阅示意见办理。承办：上级机关要求办理、领导批示办理及其它需要办理的公文由有关部门承办。属部门职责范围内的事项由该部门办理.各有关部门收到公文后按规定期限及时办理。涉及两个以上部门承办的公文应由主办部门与相关部门协商办理。需报请上级机关批准的事项，由承办部门提出办理意见并代拟文稿，交办公室送领导签发上报.

　　5、文件归档

　　二、收文、传阅工作要求

　　1、对所有的文件、资料，综合部要责成专人负责登记和保管。要注重收文工作的时效性，做到规范化、制度化。

　　2、传递文件资料须遵循先领导后部门、先综合部后主办部门原则.3、对领导批示急办的文件,有关部门要及时办理，并将处理结果呈报有关领导。对于需要承办的急件，文员须在收文当日完成登记、拟签、阅批、转交承办部门的程序。

　　4、文件在转递时要办理交接手续,移交人和接受人均要在各自的收文簿上签字登记，以分清责任。

　　5、各部门所承办的文件、资料要妥善保管，不得丢失，年终归档。

　　6、所有收文均应在办公室登记编号，个人不得保存文件正本。外出开会带回的文件，汇报或传达工作后应及时交办公室登记编号传阅，不得滞存。

　　7、要严格执行保密规定，所有的重要文件和资料不得随意放置,不得私自带到公共场所。

　　三、发文处理程序

　　公司办公室所发出的一切文件材料，统称发文.发文处理包括:拟稿、核稿、会签、签发、打印、校对、用印、登记、分发、归档等环节.1、拟稿

　　就是草拟文件的初稿。这是发文处理的第一道程序，是关系到文件质量的基础工作，必须十分认真细致。公司公文、日常业务和事务性的文件由综合部负责拟稿;各部室、各煤业负责人以公司名义起草的文件，一律交公司办公室审阅,并按正式文件的格式填写清楚进行核稿,核稿后交公司领导审批,根据文件的急缓程度统一安排打印,打印后的文件校对由公司办公室秘书负责把关，力求不出差错或少出差错.

　　文件起草要字迹清楚，不得涂改。

　　2、核稿

　　即对文件草稿进行审核.由办公室的文员负责在草稿未送主管审批之前，依据公文的基本要求,对草稿的体式、内容等进行全面的审核。

　　3、签发

　　各职能部门需以公司名义发文时,部门负责人在发文审批卡“拟稿部门”栏签字；凡涉及到其他有关部门事宜，要事先与有关部门会签,核稿或会签后送办公室.

　　4、会签

　　签发是公司领导对文稿的最后审批，文件草稿经领导签发后,即成为最后定稿，文件据此生效.5、编号

　　文稿经公司领导签发后,要进行编号登记,防止发文混乱。编号应按公文格式规定的方法编排，一般包括发文代字、发文年号和该年度发文序号三部分组成。

　　6、校对

　　校对是文件制发过程中的一个重要环节，也是办公室的一项重要工作职责.要坚持三校制度。一校由起草者进行。二校由核稿人员进行,三校最好由部门负责人进行。校对时要以文件定稿为基准，进行认真仔细地校对，连标点符号也不能放过，把住文件制发的最后一关。

　　7、打印

　　即对经签发后的文稿进行印制,在印制过程中，必须做到：

　　1）必须以经签发后的定稿为依据，忠于原稿，不得随意改动，确需改动的要报经签发人批准.

　　2）注意排版艺术,版面的安排要美观大方、赏心悦目.3）注意保密,文印人员不得让别人随便翻阅文稿。对印制的底板、清祥、废页也要管理好，防止泄密。

　　8、盖章

　　即在制成的公文上加盖机关印章，这是公文生效取信的凭证。用印要做到端正、清晰、位置恰当。

　　9、分发

　　发放文件时，必须建立发文登记簿，严格履行收文人签字手续，保证文件发放不出差错。

　　10、归挡

　　这是发文处理工作最后一道工序，即将制成的文件连同草稿、发文审批卡、传阅卡一起收集起来，按档案管理的要求，整理归档。

　　本制度由公司综合部负责解释,自颁布之日起实施。

　　附件:1．山西楼俊矿业集团有限公司收文流程图

　　2．山西楼俊矿业集团有限公司发文流程图

　　二○一○年十月十三日

　　附件1山西楼俊矿业集团有限公司收文流程图

　　上级来文

　　其它来文

　　公司内部来文

　　办公室文员

　　综合部主任

　　领导

　　办公室文员

　　承办部门

　　档案室存档

　　附件

　　山西楼俊矿业集团有限公司发文流程图

　　各责任部门

　　部门负责人

　　如审核不合格或不需要发文，退回综合部主任

　　相关部门

　　如有异议，由综合公司董事长、总经理或分部退回拟文部门办公室文员校对、打印（拟文部门交电子文稿）、盖章

　　拟文部门核存档

　　综合部门发文

篇三：文件收发管理程序

　　文件收发工作流程

　　为进一步规范我院文件收发工作，促进办公室工作高效有序地运行，现将有关流程规范如下：

　　一、收文办理

　　1、签收：各类文件由办公室文秘专管员进行签收。如发现遗漏、缺失等问题，须及时向发文单位查询并采取相应的处理措施。紧急公文应注明签收的具体时间。

　　2、办文：文秘专管员应及时整理收文，制作文件传阅单后报送办公室主任，由办公室主任提出拟办意见，呈请院领导阅示，并按规定流程传阅；如文件涉密或办文时间紧急，由办公室主任直接报送院领导。

　　3、督办：文秘专管员对公文的办理情况定期进行督促检查。对紧急或重要公文应及时督办，并及时向院领导反馈办理情况。

　　4、清退和归档：文秘专管员应按时做好立卷归档工作。根据保密工作规定，应清退的文件须按时做好清退工作。

　　二、发文办理

　　1、撰稿：发文科室和文件经办人应根据工作要求，按照政府公文种类和行文关系，撰写好公文。

　　2、初核：公文撰写完成后，文件经办人应及时将拟稿交由办公室文秘专管员进行文件格式初核，并确定公文文

　　号。

　　3、签发：文件经办人将公文拟稿报办公室主任和院分管领导审核后，填写文件签发单，报院领导签发。

　　4、复核：签发完成后，文件经办人应及时将拟办文件报送办公室文秘专管员，由专管员按照公文的格式及内容进行复核；文秘专管员应及时做好发文登记工作。

　　5、印制：一般性文件由办公室排版、印制；重要或涉密文件按保密要求由办公室统一排印。文件印制必须使用相应的红头文件纸，并加盖发文机关印章。

　　6、寄送：文件经办人负责将文件寄送至有关单位及领导；如文件重要或时间紧急，可安排专人派送。

　　7、归档及上传：文件经办人负责将发文底稿（以最后定稿为准）、正式文本两份以及电子文档交办公室文秘专管员立卷归档。

篇四：文件收发管理程序

　　收文程序：

　　公文处理程序

　　发文程序：

　　拟稿

　　（部门）

　　（电子文档、填写发文签）

　　（电子文档）

　　审核

　　（主任）

　　（文书）

　　（文书）

　　（文书）

　　（主任）

　　（部门）

　　（文书）

　　（部门）

　　签收

　　（电子文档，纸质文件扫描）

　　登记

　　（收文登记本）

　　（电子文档）

　　会签审核

　　（电子文档）

　　分发

　　（填写收文签）

　　签发（电子文档）

　　拟办

　　复核批办

　　（发文登记本）

　　登记（电子文档）

　　承办

　　缮印催办

　　（印章）

　　用印签署

　　办理结果

　　分发

　　平时归档

　　整理归档

　　（档案室）

　　1（主管领导）（总经理）（秘书）（主管领导）

　　（文书）（打字室）（文书）（文书、收发室）

　　二、公文管理程序

　　公文管理

　　指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作.公文管理分收文和发文管理。收文管理一般包括收拆、登记、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、移交归档等。发文管理一般包括交办、拟稿、审核、定稿、签发、编号、登记、打印、发送、归档等。

　　1管理内容

　　行政公文的收发、分办、督办、传送、用印、归档等管理工作.2管理目标

　　通过对行政公文的科学、严格、程序化管理,保证公司信息渠道的畅通.3职责

　　3.1主管部门：总经理工作部.3.1.1主任：总体负责公司收发文的管理工作。

　　3.1.2秘书:负责公司综合性的决定、请示、报告、总结等重要文件的拟稿以及文件打印后的校对工作。

　　3.1.3文书：负责公司收文的收拆、登记、编号、清退、送阅、存档等工作,并负责公司发文的登记、编号、存档等工作。

　　3.1.4打字员:负责公文的印制。

　　3.1.5协管部门及人员：相关职能部门。

　　负责专业性或以专业为主的决定、请示、报告、总结等文件的拟稿，内容涉及其他部门时，以主办部门为主会同其他部门共同拟稿.4管理方法和流程

　　4.1公文管理的基本要求

　　4.1.1公文管理工作，必须做到严格、准确、及时，努力提高公文处理质量.4.1.2严格执行国家法律、法规和有关保密规定，确保公文的秘密与安全。

　　4.2公文管理程序

　　4.2.1收文管理程序

　　4.2.1.1公司公文均由总经理工作部文书接收、处理。

　　4.2.1.2文书对收到的各类公文按内容归类、登记、编号，填写收文处理专用纸(陕秦电政字）或收文专用笺(通知）后送总经理工作部主任阅批，经批阅后的公文送主管领导批示或承办部门处理。收到的急件应及时签收、传阅。凡需几个部门联合承办的文件，批示时要明确主办部门。经批示的文件，由文书呈送主管领导和部门，领导之间、部门之间不应横传文件.4.2.1.3承办部门收文后，应及时由部门领导阅批,不得拖延积压。对规定办文时限的，应在规定时限内办理完毕;未规定时限的，应在1个工作日内办理完毕；如需延长办理时间或采取其他途径办理时，应及时告知总经理工作部说明情况，总经理工作部及时向主管领导汇报。

　　4.2.1.4送领导批示及承办部门办理的公文，文书要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办，一般公文定期催办,及时将办理情况向总经理工作部领导汇报。

　　4.2.1.5公文办理完毕，注明处理结果后及时交还总经理工作部，由文书存档。

　　4.2.1.6对涉及几个部门共同承办的文件，主办部门应主动同其他部门共同办理，其他部门应积极配合。出现意见不一致时，主办部门应积极协调并及时向主管领导汇报，不能因此积压延误。

　　4.2.1.7公文收文处理流程图见上图。

　　4.2.2发文管理程序

　　4.2.2.1拟稿、签发

　　4.2.2.1.1公司向上级领导机关请示、报告和商洽工作，向相关单位联系、协商重要工作，以及印发公司规章制度等规范性文件和转发上级领导机关的有关文件,以华能陕西秦岭发电有限公司的名义发文。

　　4.2.2.1.2职能部门代公司起草文件时，文稿起草完毕，部门负责人需进行核稿.核稿的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当。核稿后，部门负责人签字(需会签的文件，应有会签部门负责人的签字）,统一用A4纸打印呈送总经理工作部审核，然后再呈送公司主管领导签发，重要文件需经总经理签发。未经总经理工作部核稿，不得直接将文件呈送公司领导签发。

　　4.2.2.1.3文稿经核稿后，如删改较多，拟稿部门必须重新打印。呈送公司领导签发的文件，必须有拟稿部门、拟稿人、部门负责人签字及日期，以便明确责任。

　　4.2.2.1.4拟稿、修改、签发文件，必须用蓝黑墨水的钢笔或黑色水性笔,不得用铅笔和圆珠笔.文稿第一页须用公司印制的发文稿纸,第二页以后用A4纸打印件。

　　4.2.2.1.5公文行文日期以签发人签发日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

　　4.2.2.1.6已经核稿、签发了的文稿，如需改动文意时，须重新请示原签发领导审定。

　　4.2.2.1.7签发后的文件，应由总经理工作部主任或秘书负责填写主题词及打印份数；由文书统一登记、编号，并根据文件的轻重缓急安排印制。

　　4.2.2.2公文印制、发送

　　4.2.2.2.1公文印制工作,由总经理工作部根据公文安排打印。

　　4.2.2.2.2行文具体规定由总经理工作部按照《国家行政机关公文格式》要求进行印制.非公文文件材料按照陕秦电司字［2004］113号《公司外送材料格式》印制。见附录B.4.2.2.2.3需印制的文稿,拟稿部门应以电子版形式送至总经理工作部打字室进行排版，以提高工作效率。

　　4.2.2.2.4正式印制前样稿的校对由拟稿部门负责，校对过程中不得随意改动文意.如发现行文有问题，确需改动，必须征得总经理工作部负责人同意.4.2.2.2.5校对后的样稿由总经理工作部秘书复核，复核的重点是：审批、签发手续及附件材料是否齐全，行文格式是否规范，语句是否通顺等。经复核需要修改的，应通知拟稿部门负责人并说明情况.4.2.2.2.6公司正式文件，须用统一印制的发文纸进行印制。

　　4.2.2.2.7公文印制完毕后，在上报和下发前，拟稿部门应将文件原稿、附件及印制好的一份正式文件及时交总经理工作部文书加盖公章并归档。

　　4.2.2.2.8印制文件的格式、用字、排版及装订等，应符合有关规定.4.2.2.2.9印制的正式文件，装订及下发由主办部门负责;对外发出的公文须加盖公章，交总经理工作部通讯员登记后发出.4.2.2.3公文立卷、归档和销毁

　　4.2.2.3.1公文办理完毕，文书人员应及时将公文文稿、正本等有关资料归档。

　　4.2.2.3.2文书应定期整理立卷,保证归档材料的齐全、完整,能够准确反映公司的主要工作情况。

　　4.2.2.3.3归档保存应分类清晰，便于查找调阅,存放需安全，防止遗失、损坏。

　　4.2.2.3.4整理好的文档，应当按照规定于每年3月底以前完成上年度立卷文书的移交归档工作。

　　4.2.2.3.5对没有存档价值和存查必要的文件,经部门领导鉴定批准后，应定期销毁,不得混于废旧报纸中出售.销毁重要文件必须逐件登记，并有两人及以上进行销毁。

　　4.2.2.4打印管理

　　4.2.2.4.1文件资料的打印，需经总经理工作部主任或秘书同意,并根据缓急安排打印.直接送打字室的材料，不予受理。

　　4.2.2.4.2严格控制材料消耗，厉行节约，努力做到费用不超支。

　　4.2.2.5公文发文处理流程图见上图3三、技术要求：

　　1、收文程序中，文件不得人为改动。

　　2、发文程序中用印环节，应该实现电子印章功能。

　　3、整个收发文处理环节，由文书进行实时监控，保证整个收发文环节的畅通。

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