高效优质办会,试试“加减乘除法”(2022年)
下面是小编为大家整理的高效优质办会,试试“加减乘除法”(2022年),供大家参考。
高效优质办会,试试“加减乘除法”
办会是办公室的一项基础性工作,是履行“三服务”职能的重要组成部分。对于中型乃至较大型的会议,如何高效优质办好会?本文试用“加减乘除法”加以探讨。
一、闭合式运行,完善链条做加法
闭合式办会运行图
办会是一项系统工程,只有环环相扣、首尾相连、闭环运行,才能保证任何环节都不会“掉链子”。
一是分阶段抓重点实施。办会分三个阶段,每个阶段都有其重点:会前重点抓谋划准备;
会中重点抓服务应急;
会后重点抓总结提升。
二是分环节抓立体推进。三个阶段可分解为十个环节:领会上级精神、把握领导意图;
确定会议主题、形成办会思路;
踏勘现场路线、制定会议方案;
发放会议通知、落实参会人员;
印制文件资料、布置会议场所;
掌握会议进程、应对突发状况;
完善会议记录、及时宣传报道;
交办工作任务、抓好督办落实;
整理会议资料、注意归档保存;
回顾办会全程、反思总结提升。
三是分步骤抓责任落实。就“落实参会人员”这一环节,又可分解为:列出参会名单、确认通知接收、接收参会反馈、交接核查签字等。在完善链条上做好加法,就是要加密责任链条的“扣子”、加实责任主体的“担子”、加紧责任落实的“钉子”,确保办会工作有章可循、有条不紊、高效运行。
二、菜单式管理,细节查验做减法
办会是一项细致工作,必须强化问题导向,落实菜单式管理,才能克服麻痹思想、堵塞工作漏洞,杜绝差错甚至事故发生。通过梳理归纳问题,形成项目“菜单”,逐项落实,减法“销号”。
一是用好“大众”菜单。以“布置会议场所”为例,可编制八项一级“子菜单”,即会标制作(特定会议)、座位编排、音响调试、文件摆放、签到安排、车辆调度、程序预演、会前检查。
二是用好“定制”菜单。以“座位编排”为例,编制两项二级“子菜单”:确定会议类型,选用“回”字、“吕”字等座位编排方法;
考虑特殊情况,如发言、颁奖、签订责任状等,将涉及单位靠前靠边安排。
三是用好“小微”菜单。以“音响调试”为例,编制三项二级“子菜单”,即话筒按需摆放、音量大小适中、活动话筒备用。在细节查验上实施“一个会议一张菜单”的管理办法,办会人员拿着办会菜单走进会场,逐一对照检查,逐一落实销号,逐一验收过关,实现细节关注的全覆盖,真正做到事半功倍、准确无误。
布置会议场所菜单
三、追踪式推进,强化效果做乘法
召开会议的最终目的在于传达贯彻落实会议精神,在于让参会者甚至更大的群体对会议精神入脑入心入行。做好三道乘法,实施追踪管理,可以实现会议效果的倍数增长。
一是宣传报道到位。办会在严守保密规定、审签制度前提下,作好宣传报道,提升党员、干部和群众的认同感、知晓率、参与度,实现同频共振、齐力共为。
二是责任分解到位。根据会议精神迅速整理下发任务清单,清单一般包括工作事项、工作内容、完成时限、牵头领导、责任部门和报送对象等。事项清单必须全面、准确、细致,成为工作督办落实的路线图、时间表和责任书。
三是督办落实到位。深入了解实际情况、动态掌握工作进度、准确把握问题症结,加强结果运用、情况报送和责任追究。把这三道乘法做好了,就能有效避免“以会议落实会议”的情况,进一步提升会议的质效。
会后工作推进时间表
四、过滤式精简,改进会风做除法
办会要把纪律挺在前面,把规矩讲在前面,把除法做在前面。
一是做好审批整合的除法,过滤掉不必要的会议。统筹安排当月当周会议,通过多会套开、分段续开把参会对象相对统一的工作集中安排部署。
二是做好压缩精简的除法,过滤掉不必要的议程。坚持一次会议一位领导主持、一个主题讲话。
三是做好会议经费的除法,过滤掉不必要的开支。严格控制会议时间和规模,优先使用单位会议室,充分运用电视电话、网络视频等技术手段,降低会议成本,节约经费开支。
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